Pflichtschulungen: Die 10 wichtigsten Fragen und Antworten

Was versteht man unter einer Pflichtschulung?

Pflichtschulungen sind obligatorische Fortbildungen, die von Unternehmen vorgeschrieben werden und von bestimmten Personengruppen absolviert werden müssen. Ziel ist es, die Mitarbeitenden über gesetzliche Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen oder Unternehmensrichtlinien zu informieren.

Je nach Branche und Arbeitsbereich können Pflichtschulungen auch gesetzlich vorgeschrieben sein.

Das Nicht-Absolvieren einer Pflichtschulung kann negative Konsequenzen nach sich ziehen. Für Angestellte können das Disziplinarmaßnahmen oder sogar eine Kündigung sein. Unternehmen müssen mit juristischen Konsequenzen rechnen, wenn sie gesetzlich vorgeschriebene Pflichtschulungen nicht durchsetzen.

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Wer ist für die Durchführung von Pflichtschulungen verantwortlich?

Die Verantwortung für die Organisation von gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen liegt beim Arbeitgeber. Dieser ist ebenso dafür zuständig, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden diese Pflichtschulungen auch absolvieren.

Innerhalb des Unternehmens koordinieren in der Regel die Personalabteilung oder -entwicklung Schulungen für die Angestellten. Die zuständigen HR- oder L&D-Manager:innen kümmern sich dabei um:

• Planung des Schulungsablaufs und -formats,

• Einladung aller Teilnehmenden,

• Definition der Schulungsinhalte,

• Akquise von (externen) Dozent:innen,

• Organisation des Schulungsmaterials,

• bei Präsenztrainings Reservierung von Räumlichkeiten,

• bei Online-Trainings Bereitstellung von Hard- und Software,

• Dokumentation der Ergebnisse und Absolvent:innen.

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Warum sind Pflichtschulungen wichtig?

Mit Pflichtschulungen stellen Unternehmen sicher, dass die Mitarbeitenden – unabhängig ihrer Position innerhalb der Organisation – ordnungsgemäß ausgebildet sind, um ihre Arbeit sicher und effektiv ausführen zu können, und ausreichend über ihre Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen informiert sind.

Darüber hinaus sind Unternehmen für die Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften verantwortlich und erfüllen mit der regelmäßigen Durchführung vorgeschriebener Pflichtschulungen ihre eigene gesetzliche Pflicht.

Nach § 12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sind Arbeitgeber beispielsweise dazu verpflichtet, Angestellte in angemessener Weise und ausreichendem Umfang über die Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen zu unterrichten.

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Welche Vorteile haben Pflichtschulungen?

Neben der Einhaltung gesetzlicher Richtlinien tragen obligatorische Schulungen erheblich zur Verbesserung von Arbeitsbedingungen, -sicherheit und -abläufen bei.

Denn mit der Durchführung von Pflichtschulungen können Unternehmen: 

• sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen die gesetzlichen und innerbetrieblichen Richtlinien und Verfahren, inklusive ihrer eigenen Rechte und Pflichten, kennen,

• auf Risiken und Gefahren am Arbeitsplatz hinweisen und so Unfälle reduzieren und Verletzungen vorbeugen,

• allen Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Arbeit sicher, effektiv und unter Einhaltung der Unternehmensstandards auszuführen.

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Verpflichtende Weiterbildungen, die vom Unternehmen angeordnet werden und auf die persönliche Entwicklung der Mitarbeitenden abzielen, haben darüber hinaus vier weitere Vorteile, indem sie

1. die Produktivität erhöhen,
2. die Mitarbeiterbindung stärken,
3. die Motivation fördern und
4. die Arbeitszufriedenheit verbessern.

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Wer muss eine Pflichtschulung absolvieren?

Pflichtschulungen richten sich meistens an alle Angestellten eines Unternehmens oder eine spezielle Abteilung oder Gruppe innerhalb der Organisation.

Je nach Beruf, Branche und Standort des Unternehmens kann es variieren, welche Fortbildungen genau absolviert werden müssen. 

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Statt nach dem Wer, ist es manchmal auch sinnvoller, nach dem Wann zu fragen. Also: Wann bzw. in welchen Fällen sind Pflichtschulungen notwendig?

Es gibt grundsätzlich drei Anlässe, zu denen Unternehmen eine Pflichtschulung anordnen:

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• Erstunterweisung
  Onboarding beim Jobeinstieg oder nach einem Abteilungswechsel, Einweisung in neue Tools und Arbeitsmittel, Produktschulungen zum neuen Sortiment – es gibt viele erste Male im Unternehmen. In allen Fällen müssen die Mitarbeitenden entsprechende Schulungen durchlaufen.

• Auffrischung oder Aktualisierung
  Wissen verblasst mit der Zeit oder entspricht nicht mehr dem neuesten Stand. Deshalb werden bestimmte Trainings in einem regelmäßigen Abstand eingefordert. Ersthelfer:innen sind beispielsweise dazu verpflichtet, ihre Erste-Hilfe-Kenntnisse alle zwei Jahre aufzufrischen.

• Situations- oder verhaltensbedingte Schulungen
  Streng genommen sind auch Schulungen zu neuen Prozessen oder Produkten situationsbedingt. Gemeint sind hier eher Schulungen, die auf unternehmenspolitische oder -kulturelle Änderungen folgen. Verhaltensbedingte Pflichtschulungen werden vor allem individuell nach dem Fehlverhalten von einzelnen Mitarbeitenden angeordnet.

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Welche Pflichtschulungen gibt es?

Die Auswahl an (verpflichtenden) Fortbildungen ist groß. Die häufigsten Pflichtschulungen für Mitarbeitende sind:

• Arbeitssicherheitsschulungen

• Erste-Hilfe-Schulungen

• Datenschutzschulungen

• IT-Sicherheitsschulungen

• Brandschutzschulungen

• Hygieneschulungen

• Gleichstellungsschulungen

• Umweltschulungen

• Arbeitsrechtschulungen

• Software-Schulungen (z. B. MS Office)

• Schulungen zur Unternehmenskultur und Arbeitsweise

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Welche davon durchgeführt werden müssen, ist immer abhängig von Branche, Unternehmen und Arbeitsbereich.

Zum Beispiel sind in der Produktion und Logistik Arbeitssicherheitsschulungen besonders wichtig. Diese umfassen die Vermittlung von Sicherheitsstandards, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, um die gesundheitliche Unversehrtheit der Mitarbeitenden in Fertigungs- oder Lagerhallen zu gewährleisten. 

Im Vergleich dazu sind in „Bildschirm-Berufen“ IT-Sicherheit- und Datenschutzschulungen von höherer Relevanz, um gegen digitalen Gefahren gewappnet zu sein. Genauso sind  Compliance-Schulungen notwendig, um sensible (Kunden-)Daten vertrauensvoll verarbeiten zu können, und bei direktem Kundenkontakt können auch Gleichstellungs- oder Antidiskriminierungsschulungen verpflichtend sein.

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Welche Richtlinien gibt es für Pflichtschulungen?

Welche Pflichtschulungen Unternehmen anbieten und durchführen lassen müssen, ist gesetzlich geregelt – wie diese Unterweisungen durchgeführt werden, aber nicht konkret.

Bei gesetzlichen Vorgaben sind Inhalt und teilnehmende Mitarbeitende recht eindeutig definiert. Ist das nicht der Fall, hat der Arbeitgeber die Freiheit, die Trainings selbst entsprechend der Ziele aufzubauen.

Richtlinien gibt es dafür nicht, aber Aspekte und Fragen, mit denen man sich beschäftigen sollte, sind: 

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<span style="color: #fc6676;">Inhalt:</span> Welche Themen werden in einer Pflichtschulung behandelt?

Sind gesetzlich keine Inhalte vorgeschrieben, haben die Verantwortlichen kaum Einschränkungen bei der Themenwahl. Wichtig ist dann lediglich, dass alle notwendigen Informationen behandelt werden. Welche das genau sind, hängt stark von der Art des Trainings ab.

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<span style="color: #fc6676;">Teilnehmende:</span> Wer absolviert die Pflichtschulung?

Pflichtschulungen richten sich immer an eine relevante Zielgruppe. Das können die gesamte Belegschaft, Angestellte eines bestimmten Standorts oder einzelne Abteilungen, Teams und Personengruppen sein.

Faustregel für die Auswahl der Teilnehmenden: Die Schulung sollte wirklich relevant sein für alle Teilnehmenden. Job-fremde oder -ferne Schulungen frustrieren und sorgen auch für unnötige Unterbrechung im Arbeitsalltag.

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<span style="color: #fc6676;">Dauer:</span> Wann ist bzw. wie lange dauert die Pflichtschulung?

Die ideale Zeitspanne für eine Pflichtschulung ist dann erreicht, wenn alle Inhalte ausreichend erklärt und verstanden wurden. Es gibt also keine universelle Formel. Hilfreich ist es immer, genug Zeit für Fragen zu ermöglichen.

Bei Online-Schulungen, die Mitarbeitende eigenständig absolvieren, sollten feste Deadlines gesetzt werden.

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<span style="color: #fc6676;">Methode:</span> Wie findet die Pflichtschulung statt?

Offline und vor Ort als Präsenzseminar, online als E-Learning, als Webinar oder als Blended Learning – wichtig ist beim Format: Es sollte darauf einzahlen, dass die Inhalte adäquat vermittelt und langfristig verstanden werden und dass die Teilnehmenden in ihrem eigenen Tempo lernen können und (auch nach Abschluss) Zugriff auf alle Unterlagen haben.

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Darf man Pflichtschulungen online durchführen? 

Ja, Pflichtschulungen dürfen online absolviert werden. Und das kann sogar sehr effizient sein!

Webinare und E-Learning-Formate haben im Vergleich zu Präsenztrainings sogar einige Vorteile:

1. Sie sind zeitlich flexibel und ortsunabhängig zu absolvieren. Alle Mitarbeitenden – ob, im Büro, im Remote Work oder in der Fertigung – können darauf zugreifen, wenn es in ihren Arbeitsalltag passt. Alles, was sie brauchen, ist ein Zugang und ggf. die nötige Hardware.

2. Während des Bearbeitungszeitraums kann der Lernfortschritt kontrolliert werden. Nach Ablauf der gegebenen Deadline ist die gesetzlich erforderliche Dokumentation schneller erledigt, da die Abschlüsse automatisch festgehalten sind.

3. Die Organisation über eine Lernplattform ist zeitsparend und kosteneffektiv. Mit wenigen Klicks können Teilnehmende zugewiesen und Deadlines gesetzt werden. Wiederkehrende Pflichtschulungen müssen nur ein Mal produziert werden und können bei Aktualisierungen einfacher angepasst werden. Learning Engagement Plattformen wie Masterplan.com bieten zudem bereits fertige Kurse zu Themen wie Compliance oder DSGVO an.

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Welche regelmäßigen Aktualisierungen sollten bei Pflichtschulungen beachtet werden?

Regelmäßige Aktualisierungen von Pflichtschulungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass das Wissen der Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand ist und den aktuellen gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen entspricht. Unternehmen sollten folgende Aspekte berücksichtigen:

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1. Rechtliche Änderungen: Gesetzesänderungen oder neue Vorschriften müssen umgehend in die Schulungsinhalte integriert werden. Dies betrifft vor allem Bereiche wie Arbeitssicherheit, Datenschutz und Compliance.

2. Technologische Entwicklungen: Neue Technologien und Tools erfordern oft eine Anpassung der Schulungen. Beispielsweise sollten IT-Sicherheitskurse regelmäßig aktualisiert werden, um neue Bedrohungen und Sicherheitsmaßnahmen abzudecken.

3. Interne Prozesse und Richtlinien: Änderungen in den internen Abläufen oder der Unternehmenskultur sollten ebenfalls in den Schulungen reflektiert werden. Dies kann Schulungen zu neuen Arbeitsmethoden, Software-Updates oder veränderten Unternehmensrichtlinien umfassen.

4. Feedback und Evaluation: Regelmäßiges Feedback von Schulungsteilnehmenden sollte genutzt werden, um die Schulungsinhalte zu verbessern und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.

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Wie können Unternehmen die Effektivität von Pflichtschulungen messen?

Die Effektivität von Pflichtschulungen lässt sich durch verschiedene Methoden messen. Hier sind einige Ansätze:

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1. Lernfortschrittskontrollen: Quizze und Tests nach Abschluss der Schulung helfen dabei, den Wissenserwerb der Teilnehmenden zu bewerten. Regelmäßige Überprüfungen können sicherstellen, dass das Wissen langfristig behalten wird.

2. Feedback-Umfragen: Anonyme Umfragen unter den Schulungsteilnehmenden geben Einblicke in die Qualität und Relevanz der Schulungsinhalte sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

3. Praxisbeobachtungen: Die Anwendung des erlernten Wissens im Arbeitsalltag kann durch Vorgesetzte oder interne Auditoren beobachtet und bewertet werden. Dies zeigt, ob die Schulung praktische Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Mitarbeitenden hat.

4. Kennzahlen und KPI-Tracking: Unternehmenskennzahlen wie Unfallraten, Compliance-Verstöße oder Produktivitätssteigerungen können Hinweise darauf geben, wie wirksam die Schulungen sind. Ein Rückgang der Unfallraten nach Sicherheitsschulungen oder weniger Datenschutzvorfälle nach entsprechenden Schulungen sind positive Indikatoren.